Diese Richtlinie beschreibt die Vorgehensweise bei Meldung von bestätigten oder vermuteten Missständen oder Fehlverhalten. Die Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten der syracom AG und alle, die ein Interesse am Wohlergehen der Gesellschaft haben.
Wir möchten jeden zu einer Meldung ermutigen, der Kenntnis oder einen begründeten Verdacht hinsichtlich eines maßgeblichen Fehlverhaltens/Missstands (Gesetzesbruch oder unethisches Verhalten im Widerspruch zu unserem Code of Conduct) hat.
Durch das Hinweisgebersystem erfolgen Meldungen direkt an die Ratisbona Compliance GmbH. Meldungen können digital über die Meldeplattform der Ratisbona Compliance, telefonisch oder persönlich erfolgen. Damit sollen maßgebliches Fehlverhalten und Missstände unter Wahrung von höchstmöglicher Vertraulichkeit gelöst werden können.
Wahrgenommene Missstände können über das Hinweisgebersystem, zugänglich via Impressum, gemeldet werden. Nach Erstprüfung durch Ratisbona Compliance findet ein weiterer Austausch zwischen Hinweisgeber und Ratisbona Compliance statt. Sofern der Hinweisgeber zustimmt, liefert Ratisbona Compliance im Anschluss eine juristische Bewertung und Handlungsempfehlungen zur Meldung an syracom. Daraufhin finden unternehmensinterne Untersuchungen statt um eine unternehmensinterne Entscheidung über das weitere Vorgehen zu treffen. syracom teilt Ratisbona Compliance diese Entscheidung mit. Ratisbona Compliance informiert die Hinweisgeber dann fristgerecht über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.
Vorsätzliche Falschmeldungen werden als Verstoß gegen den Code of Conduct gewertet und dementsprechend behandelt.
Durch das Hinweisgebersystem von Ratisbona Compliance ist eine anonyme Kommunikation mit dem Hinweisgeber möglich und bei Bedarf sichergestellt. Nach Eingang einer Meldung über behauptetes Fehlverhalten oder betrügerisches Verhalten wird der Sachverhalt anhand der enthaltenen Informationen einer ersten Prüfung unterzogen. Bei der Einreichung einer elektronischen Meldung wird eine Vorgangsnummer erzeugt, über die auch Rückfragen an den Hinweisgeber zur weiteren Beurteilung des Sachverhaltes unter Wahrung der Anonymität möglich sind. Ratisbona Compliance übernimmt die fristgemäße Prüfung und Bearbeitung der eingehenden Meldungen. Ausgehend von dieser ersten Prüfung bestimmt sich der weitere Weg zum Umgang mit dem Sachverhalt. Je nach Schwere des Vorwurfs, betroffenem Personenkreis und Rechtsgebiet erfolgt eine Übergabe der Meldung an die verantwortliche Stelle. Bei der weiteren Prüfung des Missstands können externe Sachverständige hinzugezogen werden. Es kann zu einer Anzeigepflicht bei hinreichendem Verdacht einer Straftat kommen. Ratisbona Compliance stellt sicher, dass alle gemeldeten Fälle untersucht und hinreichend dokumentiert abgeschlossen werden. syracom erwartet von Mitarbeitern mit Führungs- oder Vorbildfunktion solche Meldungen ernst zu nehmen, sie streng vertraulich zu behandeln und mit den entsprechenden Vorgaben und erforderlichen Maßnahmen zeitnah aufzuklären, um den Missstand zu beseitigen (Lösungsbereitschaft).
Die Ratisbona Compliance GmbH kann zu dem Ergebnis kommen, dass eine Meldung nicht weiterverfolgt wird, zum Beispiel wenn
Eine Berichterstattung erfolgt durch die Rechtsabteilung von Ratisbona Compliance. Die Berichterstattung erfolgt detailliert für die Fälle, die durch Ratisbona Compliance untersucht werden.
Niemand, der eine Meldung abgibt, hat dadurch negative Konsequenzen zu befürchten. Jedoch genießen auch Meldende (als Hinweisgeber) keinen Schutz bei Fehlverhalten. Die Identität aller Meldenden wird absolut vertraulich behandelt. Ratisbona Compliance wird unter keinen Umständen die Sprachnachrichten, IP-Adressen und/oder Telefonnummern offenlegen, es sei denn, die unter diesem Abschnitt genannten Ausnahmen sind anwendbar. In den folgenden Fällen ist der Schutz des Meldenden nicht garantiert:
Sofern der Meldende mit dem Ergebnis der Untersuchung nicht einverstanden ist, hat er erneut die Möglichkeit, dies über das Hinweisgebersystem mit anwaltlicher Expertise der Ratisbona Compliance GmbH kund zu tun.
Sollten aufgrund einer Meldung Ermittlungen eingeleitet werden, wird syracom die Betroffenen spätestens binnen 30 Arbeitstagen informieren. Diese Phase kann unter Abwägung der fallspezifischen Situation auch verlängert werden, z. B. wenn das Risiko besteht, dass Beweise vernichtet oder die eingeleiteten Ermittlungen anderweitig behindert werden. Betroffene haben das Recht, sich über gegen sie gerichtete Ermittlungen zu beschweren. Hierzu wenden sich Betroffene an die Ratisbona Compliance GmbH.
Die Ratisbona Compliance GmbH wird alle Informationen streng vertraulich behandeln. Der Schutz von Daten sowohl der Meldenden als auch Betroffener wird im gesetzlichen Rahmen zugesichert. Informationen werden sowohl was Inhalte als auch den Personenkreis angeht auf einer beschränkten Basis zugänglich gemacht (sog. „Need-to-Know-Basis”). Diese Richtlinie bedingt die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten. Dies erfolgt ausschließlich nach Maßgabe datenschutzrechtlicher Regelungen.